Qué es un Burofax?
Un Burofax es un servicio que se utiliza para enviar comunicaciones desde el remitente a un receptor y que garantiza que la documentación se entrega en tiempo y forma a dicho remitente. Es un medio de envío para documentación importante y sensible, que nos permite garantizar que el contenido es exactamente lo que estamos enviando.
Gracias al este instrumento podemos acudir a los tribunales acreditando que hemos mandado una información (Contenido) desde un remitente (persona/empresa que lo envía) a un destinatario (persona o empresa que lo recibe). Para qué sirve un Burofax? Nos permite tener información del estado en que se encuentra la entrega de la documentación, podemos saber si ya se ha entregado y quien ha recogido la misma.
Cada vez que enviamos un Burofax se van a realizar 2 intentos de entrega, en caso de que no se realice la entrega el remitente podrá saber el motivo. El destinatario puede aceptar la recepción o rehusar el mismo. Cada vez que procedemos a un envío el remitente obtendrá un certificado firmado electrónicamente por la empresa que le presta el servicio donde se acreditan y garantizan ante la ley todos los pasos anteriores, desde el remitente, con todos su datos completos, el destinatario, también con todos sus datos completos, el contenido, que será acreditado y que puede usarse como prueba ante un juez, así como el momento exacto en que se ha entregado.
Resumiendo, qué es un Burofax y para qué sirve? Este medio nos permite la tranquilidad y garantía ante comunicaciones importantes, sensibles o que afectan a procesos judiciales, permite saber y sobre todo dar fe de ley de que la documentación enviada es la que debía ser enviada.
Este servicio hasta hace unos años solo se podía prestar por el operador oficial estatal de correos pero tras la liberalización del sector se puede prestar por parte de empresas capacitadas con firma para ello que tienen la potestad de generar el certificado legal correspondiente.
El Burofax tendrá un precio distinto dependiendo de las características del mismo, en base al número de páginas que contenga, dependiendo de si tiene certificación de contenido además de acuse de recibo, en función del destino (Península o Islas) o incluso para envíos internacionales. En este momento está de moda y en las noticias tanto de temas económicos como de noticias más populares se citan en muchas ocasiones envíos de Burofax para probar que los protagonistas de dichas noticias han procedido a enviar documentación oficial y que compete a aspectos de gran difusión. Es habitual el uso de este instrumento ante procedimientos judiciales, ya que su contenido se puede acreditar como prueba.
Este instrumento no tiene nada que ver con el antiguo Fax, comparten nombre, pero no se trata de lo mismo. El Fax convertía en Texto información que se enviaba a través de la línea telefónica, el Burofax, en cambio, es una comunicación escrita que recibe el destinatario físicamente en su propio domicilio.
¿Para qué sirve un Burofax y cómo lo envío? Preparar un envío es muy sencillo, basta con rellenar correctamente los datos del remitente y del destinatario, y estar seguros del que el documento a enviar está en formato .pdf. El documento se carga en la plataforma indicando los datos anteriores y seleccionando la opción de si únicamente se trata de un envío con Acuse de Recibo o también con certificación de contenido. A partir de ahí el Burofax queda enviado y se puede obtener trazabilidad de dicho envío. Sabremos en todo momento el estado del mismo, hasta conocer en qué momento se ha entregado al destinatario, así como ver la prueba de entrega del mismo con la firma de receptor.
Se utilizan tanto entre empresas como particulares, independientemente de la documentación a enviar, pero siempre que nos interese tener la garantía de que dicho envío pueda tener fuerza probatoria legal ante tribunales en caso de necesitarlo.
¿Qué es un Burofax y por qué se ha popularizado tanto en los últimos años? Precisamente por la liberalización del sector, que hace más sencillo el uso del instrumento sin necesidad de hacer colas en Correos, y dado que son muchas las empresas que ofrecen este servicio tan útil cuando queremos tener la comprobación de que un envío de documentación, así como la certificación del contenido de la misma. Se puede enviar desde casa fácilmente siempre que nuestra empresa de confianza para su generación nos haya habilitado las credenciales de acceso a la plataforma.
Recomendamos su uso siempre que queramos acreditar tanto un envío de información como el contenido de ésta y concretamente será muy útil ante procesos contenciosos de índole laboral, mercantil, en resoluciones contractuales, ante procesos de divorcio, en aquellos casos de conflictos entre empresas o particulares…. Será importante que el Burofax recoja todos los elementos detallados de la comunicación de forma clara.
En cuanto a la duración del proceso, una vez que se ha enviado, suelen transcurrir un par de días hasta que se entrega al destinatario, recordando que se hacen siempre al menos dos intentos de entrega. Una vez entregado a destinatario se genera la prueba de entrega donde podemos ver la fecha y hora exacta en que se ha entregado, así como la firma del receptor. Esta prueba de entrega es el primer paso de garantía en la comunicación. Un par de días más tardará el certificado firmado electrónicamente por el prestador del servicio, es un documento donde se recoge toda la información y que puede ser presentado ante instituciones oficiales para dar fe de ley de que se ha enviado y entregado la comunicación, así como el contenido de la misma.
Es importante conocer que si enviamos un Burofax únicamente con acuse de recibo, el certificado no nos acreditará ni cubrirá el contenido del mismo, para ello debemos ser cuidadosos y contratarlo con certificación de contenido que acredite que la documentación enviada es exactamente la que decimos que se ha entregado al destinatario. En algunos casos es posible contratar la certificación de contenido a posteriori una vez que ya lo hemos enviado.
Por lo tanto, qué es un Burofax? es un medio de comunicación legal que permite enviar una notificación o una demanda de forma segura y con validez jurídica. Si necesitas enviar uno, sigue estos pasos:
- Prepara los documentos: Antes de enviarlo, asegúrate de tener todos los documentos necesarios. Incluye toda la información relevante, como los nombres y direcciones de los destinatarios, los motivos del envío, y todas las pruebas o documentos adjuntos que desees incluir.
- Elige un servicio: Hay muchos servicios disponibles en línea, y la mayoría ofrecen un proceso sencillo y conveniente. Algunos servicios también ofrecen la opción de recibir una copia por correo electrónico para tener un registro digital.
- Sigue los pasos para el envío: La mayoría de los servicios en línea incluyen un formulario que debes rellenar con los datos y detalles, incluyendo la dirección del destinatario y los documentos adjuntos. Verifica que toda la información sea correcta antes de enviar
- Paga por el servicio: La mayoría de los servicios de burofax cobran una tarifa por su uso, y debes pagar antes previamente. El costo depende del servicio que elijas y de las opciones adicionales que desees incluir, como la entrega en persona o la recepción de una copia por correo electrónico.
- Verifica el estado: Una vez que lo hayas enviado, asegúrate de verificar el estado de la entrega. La mayoría de los servicios proporcionan un número de seguimiento que puedes usar para rastrear el estado de la misma.
- Conserva un registro: Es importante mantener un registro de todas las comunicaciones que envíes y recibas, incluyendo los burofax. Asegúrate de guardar una copia digital o impresa y todos los documentos adjuntos, así como de cualquier confirmación de entrega o correo electrónico que recibas.
Debes asegurarte de que toda la información sea correcta y completa, y de que los documentos estén preparados adecuadamente. Si se hace correctamente, un burofax puede ser un medio eficaz y seguro de comunicación.
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